Der Arbeitsplatz der Zukunft: mobil, flexibel, vernetzt

von Christian Zeiser

Wie werden wir künftig arbeiten? Gehen wir noch in die Firma oder erledigen wir unseren Job einfach dort, wo wir gerade sind? Stellen wir den Wecker auf sechs Uhr oder passen wir unsere Arbeitszeit an unseren natürlichen Tagesrhythmus an? Tatsächlich sind dies die Veränderungen, die sich die meisten Arbeitnehmer wünschen. Das ergab eine aktuelle Studie des Münchener Marktforschungsunternehmens IDG Research Services.

Dieser Studie zufolge gaben knapp 80 Prozent der Arbeitnehmer an, dass zum Arbeitsplatz der Zukunft für sie gehört, Arbeitszeitmodelle zu überdenken und das Arbeiten von Zuhause oder anderswo zu ermöglichen. Nur knapp die Hälfte verband damit, die Arbeitsumgebung neu zu gestalten – es liegt nahe, dass viele dabei zuerst an so genannte Open-Space-Offices mit flexibel zugeteilten Arbeitsplätzen denken, die bei vielen Start-ups beliebt sind, letzten Endes aber nur eine modernere Form des Großraumbüros darstellen.

Unternehmer und Angestellte sind uneins

Bei den befragten Unternehmern sieht die Sache leicht anders aus: Nur knapp die Hälfte gab an, dass  flexible Arbeitszeiten und flexible Arbeitsorte für sie relevant seien, wenn es um den Arbeitsplatz der Zukunft geht. Mehr als 57 Prozent gaben dagegen an, die Themen Mobilität und Technologie seien für sie wichtig. Dabei klingen diese Begriffe als so genannte Buzzwords erst einmal gut, stehen dann aber ziemlich bedeutungslos im Raum herum. Größere Einigkeit herrscht dagegen bei der Einschätzung des bereits erlangten Fortschritts: Knapp 40 Prozent sowohl der Unternehmer als auch der Arbeitnehmer geben an, dass die Entwicklung zum Arbeitsplatz der Zukunft bei ihnen noch in den Kinderschuhen stecke. Allerdings halten 20 Prozent der Unternehmen sich für Vorreiter bei dieser Entwicklung, während dies nicht einmal drei Prozent der Angestellten über ihren Arbeitgeber sagen. Hier scheint also vielerorts noch Aufholbedarf zu bestehen.

Wie werden Arbeitsplätze fit für die Zukunft?

Laut der IDG-Studie steht ortsunabhängiges Arbeiten ganz oben auf der Wunschliste der Arbeitnehmer für ihren künftigen Arbeitsplatz. Das heißt, dass alle an einem Prozess beteiligten gründlich miteinander vernetzt sein müssen. Bisher setzen viele Firmen hier vor allem auf die gute alte Telefonkonferenz. Das reicht freilich bei weitem nicht aus.

Collaborative Reviewing: Arbeitsnehmer müssen in der Lage sein, ortsunabhängig und gemeinsam auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. So arbeiten zum Beispiel drei Personen an einer Datei. Einer ist im Büro, ein anderer auf Dienstreise und ein dritter Mitarbeiter ist daheim beim kranken Kind. Man kennt dies etwa von Google Docs, allerdings möchten Firmen wahrscheinlich lieber eine eigene, auf sie maßgeschneiderte Lösung. Die Computerwoche hat einige der besten Tools für verschiedene Branchen zusammengestellt. Überraschend: Weniger als zehn Prozent der Befragten gaben an, dass ihr Arbeitgeber schon ein derartiges Tool nutzt.

Online-Projektmanagement: In fast jeder Firma gehören Meetings zum Arbeitsalltag. In Konferenzräumen werden Projekte geplant, besprochen und überwacht. Manchmal ist ein Kollege noch per Telefon zugeschaltet, aber genervt, weil er nur die Hälfte mitbekommt – schließlich hört er nur das Gesagte und sieht nicht die Präsentation auf der Leinwand. Software für Online-Projektmanagement macht es möglich, ein Projekt gänzlich über das Internet zu planen, durchzuführen und abzuschließen. Mit Microsoft Project gibt es den Urvater dieser Programme schon seit 1984, andere populäre Lösungen sind Trello und Asana. Online-Projektmanagement wurde von 37 Prozent der befragten Angestellten als „nützlich“ beurteilt, allerdings gaben nur 17 Prozent an, dass ihre Firma diese Tools bereits verwende. Auch hier besteht offensichtlich Nachholbedarf.

Filesharing: Mitarbeiter müssen in der Lage sein, auf Dateien zuzugreifen, die auf dem Firmenserver gespeichert sind – egal, wo sie sich gerade selbst befinden. Gleichzeitig muss der Server aber vor unbefugtem Zugriff von außen geschützt sein. Hierfür einen allgemeinen Anbieter wie Dropbox zu nutzen ist eine schlechte Idee, da die Sicherheitsmechanismen solcher Tools überhaupt nicht einsehbar sind und sie auch noch ausländischen Datenschutzgesetzen unterliegen. Angebote wie Dracoon machen es möglich, eine voll funktionsfähige Firmen-Cloud aufzubauen und den Cloud-Server dabei in der Firma zu haben. Die IT-Abteilung wird dies freuen.

Instant Messaging: Wer extern arbeitet, muss in Echtzeit erreichbar sein, und das nicht nur per Sprachtelefonie. Hierfür einfach WhatsApp zu nutzen, ist keine gute Idee: WhatsApp speichert Nutzerdaten auf amerikanischen Servern und unterliegt nicht dem europäischen Datenschutzrecht. Außerdem ist die App enorm wissenshungrig und greift auf sensible Daten wie das Adressbuch ihres Nutzers zu. Das österreichische Start-up Grape etwa bietet einen Instant Messenger für Unternehmen, dessen Daten entweder in einer europäischen Cloud oder gleich auf einem Server innerhalb der Firma gespeichert werden. Ab Mai 2018 will auch der in den USA sehr beliebte Firmen-Messenger Slack ein Angebot für Europa mit entsprechendem Datenschutz bereit haben.

Vier Schlüsseltechnologien sind nötig, um einen Arbeitsplatz fit für morgen zu machen und die wichtigsten Ansprüche der Arbeitnehmer hieran zu erfüllen. Sie alle sind bereits verfügbar. Nun liegt es vor allem an den Unternehmen, sie auch zu nutzen und in die Arbeitswelt der Zukunft zu starten.

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von Christian Zeiser

Der selbstständige Journalist beschäftigt sich seit 15 Jahren mit smarter Technik.
Angefangen hat alles mit dem Thema "3 Megapixel: Digitalkameras werden erwachsen".
Heute verfolgt er interessiert die Entwicklung des Internet der Dinge.

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