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Zeitsparen leicht gemacht: 5 clevere Orga-Tools

vonAnnette Franklin-Stokes

Clevere Orga-Tools liegen im Trend. Sie schaffen Struktur für ganze Gruppen und sind perfekt geeignet, Teamwork und -Kommunikation zu erleichtern.

Ob im Büro oder im privaten Alltag: Clevere Online-Organisations-Plattformen, die Struktur für ganze Gruppen schaffen, sind wirklich sehr nützlich und können wertvolle Zeit sparen. Statt aufwendig zum Telefon zu greifen, können diese Tools Teamwork und -Kommunikation erleichtern. Für Personen, die sich absprechen und abstimmen müssen. Passwort genügt! Hier fünf clevere Orga-Tools für verschiedene Einsatzzwecke. Plus: die besten Alternativen.

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...Termine mit der ganzen Gruppe abstimmen?

Die Lösung: Doodle

Juchuh, Mädels-Wochenende auf Mallorca mit den Kommilitoninnen von damals, irgendwann im Herbst – aber alle sind busy, kommen aus verschiedenen Städten, und die Terminabstimmung artet zum Alptraum aus? Die Alternative zum unerquicklichen Mail-Ping-Pong mit Endlos-Verteiler heisst Doodle: Der Online-Planer verkürzt die Terminfindung radikal und schafft es dank Optionen im übersichtlichen Kalender, dass sich Gruppen schnell einigen, die nötigen Orga-Fakten sich an einem Ort anfinden und die Planung effizient abgestimmt wird. Zeit und Nerven sparen... und: Doodle Funktioniert natürlich auch für Meetings und Termine im Job!

Fazit: Haben Sie eine Gruppen-Termin-Orga schonmal per Whatsapp Gruppenchat versucht? Eben!
Dieses Feature werden Sie lieben: Die Chat-Funktion.

Alternativen: planiteasy.de, kulibri

... eine „Jeder-bringt-was-mit-Party" organisieren?

Die Lösung: Bring a Bottle

Wie schön wäre es doch, wenn bei der Russen-Party nicht drei Zupfkuchen auf dem Buffet landeten, und zur Grillparty nicht jeder zweite Gast mit einer Packung Thüringer in der Hand erschiene! Der (sehr simple) Alles-wird-gut-Online-Planer für Partys und deren Teilnehmer heißt „Bring a bottle“: Als Gastgeber legen Sie eine Liste Ihrer kulinarischen Wunsch-Beigaben für die gelungene Party auf der Website an, und Ihr Gästeverteiler bekommt einen Zugangs-Link, über den sich alle auf der Liste samt Mitbringsel eintragen können. Dank „Bring A Bottle“ bringt Sarah statt Zupfkuchen dann russische Eier mit, Oli den Wodka, und alle sind happy: Buletten statt Doubletten.

Fazit: Die Website ist recht simpel aufgebaut. Aber: Nie wieder zwei Kartoffelsalate auf dem Buffet!

Dieses Feature werden Sie lieben: Mit tollen Features wartet diese Website nicht auf. Dafür entfallen nervige Notifikations-Mails, sobald Sabine sich für einen Käsekuchen einträgt.

Alternativen: mitbringen.net, werbringtwas.com

...das Familienchaos besser organisieren?

Die Lösung: Cozi

Julius muss am Mittwoch zum Hockey gebracht werden, Emilie fährt am Freitag auf Klassenreise, wer kann sie bringen... und wer kauft jetzt bitte die Zutaten für den Burger-Abend? Argh, Familienalltag. Wenn jedes Familienmitglied jederzeit wissen soll, was wann wo bei wem abgeht (und Söhne wie Julius endgültig begreifen sollen, dass sie mittwochs immer den Müll rauszustellen haben), kann Cozi das Leben sehr viel einfacher machen. Listen, Termine und Zuständigkeiten sind dank dieses Online-Planers für jeden in der Family jederzeit einsehbar und können termingerecht abgearbeitet, koordiniert, erledigt, gesehen oder delegiert werden.

Fazit: Cozi gibt dem Wort „Familienplanung“ eine neue Bedeutung! Erleichtert auch die Kommunikation und Koordination unter gestressten berufstätigen Vätern und Müttern, die noch nicht mal mehr zum Telefonieren kommen. (Plus: das perfekte Tool, um ausredefreudigen Kids Teamwork und Verantwortungsgefühl näherzubringen!)

Dieses Feature werden Sie lieben: Die Verlinkung zu Maps – klasse, wenn man die Kinder vom Hockeyturnier oder Spielen abholen soll und gar nicht weiß, wohin.

Alternativen: Famjama, GroceryIQ (für Einkaufslisten),

...im Job Projektarbeit straffer organisieren?

Die Lösung: Basecamp

Effizientes Projektmanagement ist nicht jedem in die Wiege gelegt... aber dank Basecamp gut in den Griff zu bekommen. Das Basecamp–Prinzip: eine webbasierte „Home Base“, auf der alles zusammenläuft, ist so einach wie genial und macht es zu einem der meistgenutzten Kollaborations-Tools im Job. Teilen Sie to-do Listen und Dokumente, ziehen Sie Projekt-Meilensteine und Abgabetermine ein... jeder hat so jederzeit den Überblick über den Stand des Projekts und kann seine Arbeitsschritte einsehen, hochladen, teilen. So sieht Work Flow aus! Werbeagenturen, bekannt für unstrukturierte Riesen-Projekte, chaotische Kreative und termin-ignorante Kunden, lieben dieses Tool. Noch Fragen?

Fazit: Viel schöner, als Excel Spreadsheets per Email rumzuschicken.

Dieses Feature werden Sie lieben: Den mobilen Zugang. Vorsicht: nur nutzen, wenn Sie auch in der Freizeit arbeiten wollen...

Alternativen: Trello, Producteev, Wrike, EXoPlatform, Asana, Huddle

...mit einem Team an verschiedenen Standorten kommunizieren?

Die Lösung: Gotomeeting

Skype kennt jeder, ist aber dann doch eher was für die private Nutzung. Und selbst für die Upgrade-Version Skype for Business gibt es inzwischen eine Menge Alternativen. Eine professionelle Lösung im Business ist GoToMeeting, und macht bei Ihren Geschäftskontakten einen serlöseren Eindruck als Skype. HD-Video, kristallklares Audio und gemeinsame Nutzung des Bildschirms sorgen für reibungslose und effiziente Meetings. Bis zu 25 Teilnehmer können gleichzeitig an einer Videobesprechung teilnehmen, und das sogar vom Smartphone aus.

Fazit: Weniger Grund für teure Geschäftsreisen und Face-to-face Meetings.

Dieses Feature werden Sie lieben: Ihren persönlichen, individualisierbaren Meeting-Raum.

Alternativen: Zoho Meeting, WebEx, Join.me

 

Artikelvom  02. Juni 2016
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